Hoe design, supply chain en procesverbetering samenkomen

Wie in een winkel een mok, kaars of woonaccessoire oppakt, ziet vooral het eindproduct. Wat je niet ziet, is het proces dat eraan voorafgaat. Van trendonderzoek en conceptontwikkeling tot productie, kwaliteitscontrole en levering: er zit een lange route achter elk product.

Bij Kapimex komen die werelden samen. Het bedrijf ontwikkelt en distribueert home & living-producten voor grote retailers in Europa, zowel onder private label als onder het eigen merk GUSTA. We spraken met Luuk Visscher, Change & Operations Manager bij Kapimex, over hoe de organisatie zich ontwikkelt en welke rol operations daarin speelt.

Van idee tot levering: anderhalf jaar vooruit

Kapimex werkt ongeveer anderhalf jaar vooruit. Het proces start met marktonderzoek: winkels bezoeken, trends signaleren, prijsniveaus analyseren. Vervolgens wordt er gewerkt aan een conceptcollectie. Sales presenteert deze aan klanten en pas als orders binnenkomen, start het operationele traject: inkopen, produceren, transporteren en leveren.

Die lange doorlooptijd vraagt om overzicht. En juist daar zag Luuk ruimte voor verbetering.

“Operations kwam vaak pas echt in beeld als de order al binnen was,” legt hij uit. “Maar dan zijn veel keuzes al gemaakt. Wij willen eerder betrokken zijn, zodat we aan de voorkant kunnen meedenken over kwaliteit, logistiek en kosten.”

Eén ritme voor de hele organisatie

Binnen Kapimex werken verschillende klantenteams. Iedere klant heeft zijn eigen timing. De ene retailer wil vandaag nieuwe concepten zien, de andere volgende maand. Dat zorgt voor versnippering.

Luuk werkt daarom aan een gezamenlijke jaarkalender. In plaats van ieder team dat op zijn eigen tempo werkt, wil hij dat de hele organisatie in fases denkt: dit is de periode van marktonderzoek, dit is de conceptfase, dit is het moment van aanbieding.

Dat gezamenlijke ritme moet zorgen voor meer overzicht én meer commerciële kansen. Een product dat voor de ene klant interessant is, kan ook voor een andere klant waardevol zijn, maar alleen als teams in dezelfde fase zitten.

“Als iedereen weet waar we staan in het jaar, kun je veel beter samenwerken,” zegt Luuk. “Dan voorkom je dat mensen in hun eigen bubbel blijven werken.”

Verandering vraagt tijd

Zo’n verandering gaat niet vanzelf. Luuk merkt dat er in het begin vaak weerstand is. Mensen zijn gewend aan hun manier van werken. Een nieuw proces voelt als extra werk.

Volgens hem is het belangrijk om verandering te combineren met verbetering. Niet alleen iets vragen van mensen, maar ook werk weghalen. Denk aan het automatiseren van administratieve taken, zodat teams tijd krijgen voor inhoudelijk werk.

“Als mensen merken dat het uiteindelijk rust en duidelijkheid geeft, ontstaat er draagvlak,” vertelt hij. “Maar dat vraagt uitleg en herhaling. Dit soort trajecten duren geen maanden, maar jaren.”

Inzicht in wat een product écht oplevert

Een project waar Luuk trots op is, gaat over het inzichtelijk maken van marges. Lange tijd werd vooral gekeken naar brutomarge. Operationele kosten, zoals logistiek en kwaliteitscontrole, kwamen pas later in beeld.

Dat zorgde intern voor verschillende perspectieven. Sales zag omzetgroei, terwijl operations zag dat bepaalde producten onderaan de streep weinig opleverden.

Met nieuwe rapportages kan Kapimex nu vooraf al inschatten wat een product netto bijdraagt. Zo worden keuzes scherper. Soms betekent dat dat een product aangepast moet worden. Soms betekent het zelfs dat een product niet interessant genoeg is om te voeren.

“Door inzicht ontstaat er een beter gesprek,” zegt Luuk. “We kijken nu samen naar wat een product echt betekent voor het bedrijf.”

Wendbaar blijven in een veranderende wereld

Kapimex opereert internationaal. Dat betekent dat geopolitiek, importheffingen en transportkosten directe invloed hebben. Een wijziging in invoerrechten kan het hele verdienmodel van een product veranderen.

Volgens Luuk vraagt dat om flexibiliteit in het leveranciersbestand. Niet afhankelijk zijn van één land of één fabriek, maar alternatieven hebben. Productie verplaatsen naar een ander land kan soms een oplossing zijn, maar ook daar moet je vooruitdenken.
Daarnaast spelen duurzaamheid en wetgeving een steeds grotere rol. Kapimex zoekt continu naar verbeteringen, maar moet daarbij ook rekening houden met prijs en haalbaarheid. “Je kunt veel willen, maar het moet uitvoerbaar blijven,” zegt Luuk.

Focus als strategische keuze

Een andere belangrijke stap was het terugbrengen van het aantal productgroepen. Kapimex besloot te focussen op categorieën waarin het echt sterk is: waar prijs, marge en kwaliteit kloppen.
Die focus zorgt voor duidelijkheid. Minder versnippering betekent meer aandacht voor de juiste producten en uiteindelijk betere resultaten.

De kern: samenwerken op basis van duidelijkheid

Als je Luuk vraagt wat de rode draad is in zijn werk, komt hij steeds terug op hetzelfde: overzicht. Als iedereen weet waar het bedrijf staat, wat de planning is en wat een product oplevert, wordt samenwerken makkelijker.
Kapimex bouwt daarmee aan een organisatie die niet alleen creatief is in design, maar ook volwassen in processen en besluitvorming.
En dat is nodig in een markt die sneller en complexer wordt.